tiistai 8. tammikuuta 2013

Jos haluat toimintaa, kerro heti tärkein

Sain lokakuussa kirjeen Trafilta. Jouduin lukemaan kirjeen läpi muutaman kerran, ennen kuin minulle valkeni, mitä toimenpiteitä asia vaati. 

Kirje alkoi tekstillä: Arvoisa vastaanottaja. 

On hienoa, että vastaanottajaa kunnioitetaan. Luulenpa kuitenkin, että moni arvoistaisi kovasti sitä, että tervehdyksen asemesta ensimmäisenä tekstinä olisi asian ydintä valaiseva otsikko. Näin ainakin opetettiin muinaisessa kauppaoppilaitoksessa kirjeen laatijaa. Minusta neuvo on ollut erinomainen.

Teksti jatkui näin: "Liikenteen turvallisuusvirasto muistuttaa, että Suomessa vakinaisesti asuvan ajokortin haltijan on toimitettava asuinpaikkakuntansa ajokorttiasioita käsittelevälle poliisille lääkärin tai optikon antama lausunto näkökykyä koskevien vaatimusten täyttämisestä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun hän on täyttänyt 45 vuotta."

Ehkä monelle lukijalle tämä teksti aukenee yhdellä lukukerralla. Minulle ei valjennut. Tavasin tekstin ainakin kolme kertaa, ennenkuin ymmärsin, mitä, koska ja miten pitää toimia.

Teksti jatkui: "Lausunnon voitte toimittaa asuinpaikkakuntanne poliisille tämän ilmoituskirjeen saavuttua." Kun tekstissä oli ehtinyt tähän kohtaan, tuli epävarma tunne. Miksi? Luin taas alun uudelleen. Ensimmäisessä kappaleessa oli sanottu, että lausunto tulee toimittaa kahden kk:n kuluessa. Uuden kappaleen tekstistä saa kuitenkin käsityksen, että lomake tulisi singauttaa poliisille heti kirjeen saavuttua. Ristiriitaiset ohjeet vievät paljon turhaa aikaa lukijalta.

Sitten päästään poikkeuksiin. Tämä lause on vain kolmen rivin mittainen, kun ensimmäinen oli neljä riviä. Se kuuluu näin: "Toimittamisvelvollisuutta ei kuitenkaan ole silloin, jos mainitun määräajan alkaessa on kulunut vähemmän kuin viisi vuotta siitä, kun ajo oikeuden haltijaa koksevien terveysvaatimusten täyttyminen on osoitettu poliisille toimitetulla lääkärin lausunnolla.  Tämäkin lause vaatii vähintään toisen lukukerran, jotta asia menee perille.

Kirjeen sisältö on vaikeaselkoinen. Se saa myös lukijan ärtymään ja mahdollisesti tuntemaan itsensä tyhmäksi. Trafin tarkoituksena ei tietenkään ole tarkoitus ärsyttää, vaan tiedottaa lain asettamista vaatimuksista. Vaikka kirje on viranomaisteksti, siinä voisi mielestäni noudattaa muutamaa selkeyttävää perusohjetta:

1. käytä otsikkoa, joka kertoo ydinasian
2. kirjoita tärkein ensin
3. käytä lyhyitä päälauseita mahdollisimman paljon!
4. kokoa poikkeukset yhteen kohtaan
5. kerro toimintaohje
6. tee selkeä kappalejako ja otsikoi tärkeimmät asiat
7. lihavoi tärkeimmät asiat ja otsikot
8. kerro selkeästi yhteystiedot

Teksti voisi olla esimerkiksi näin:


LAUSUNTO NÄKÖKYVYSTÄ AJOKORTTIA VARTEN 


" Täytät kohta 45 vuotta, onnea! (no, ehkä onnittelut ovat liioiteltuja viranomaisten kirjeissä, joten jätetään se pois). Siis: 

Täytät kohta 45 vuotta. Tieliikennelain mukaan 45 vuotta täyttäneiden ajokortin haltijoiden tulee esittää todistus näkökyvystä. Käy optikolla tai lääkärissä näöntarkastuksessa. Saat heiltä lausunnon näkökyvystäsi. Lääkäreillä ja optikoilla on asianmukaiset lomakkeet tätä varten.

Toimi näin:
- Mene näöntarkastukseen ja ota ajokorttisi mukaan 
- Toimita lomake asuinpaikkakuntasi poliisilaitokselle kahden kk:n kuluessa syntymäpäivästäsi (kirjeessä tulisi olla osoite valmiina, johon lomakkeen voisi toimittaa)

Poikkeukset, jolloin lausuntoa ei tarvita:
- jos et asu vakinaisesti Suomessa 
- jos olet toimittanut poliisille ajo-oikeutta koskevan lääkärin lausunnon viimeisen viiden vuoden aikana

Lisätiedot: nimi ja puhelin

Allekirjoitus

Kaupallinen tiedote samasta asiasta
Trafin kirjeen jälkeen postiluukusta kopsahti kaupallinen tiedote samasta asiasta. Riemastuin kun näin sen. Puulaaki oli panostanut tekstiin, joka tekee palvelun ostamisen helpoksi. Instrun markkinointikirjeessä on kaikki kohdallaan - ostaminen tehdään helpoksi seuraavilla tavoilla: 
- selkeä teksti
- yksiselitteiset ohjeet
- säästä rahaa -hyöty (alennus)
- säästä aikaa -hyöty (lähetämme lausunnon puolestasi)
- säästä aikaa -hyöty (nopea ja helppo varata aika netissä)
- turvallisuus-hyöty (saat lausunnosta kopion, jos tulee joku probleema viranomaisten kanssa)
- tärkeimmät asiat on boldattu, numeroitu tai korostettu väreillä

Viestijä, joka haluaa tehdä ostamisen (tai viestin perille menon) helpoksi, asettuu asiakkaan asemaan. Mikä on tärkeää ja mitä hyötyjä kullekin asiakkaalle tulee viestiä? Miten viestin voi kiteyttää? Miten asiakkaan saa toimimaan?

Ota yhteyttä, jos ostamisen helppous kiinnostaa,
konkretian puolesta
Eliina
ps. alla sekä Trafin että Instrun kirjeet







Ei kommentteja:

Lähetä kommentti